Hiện nay, việc kê khai hóa đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:
d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
Trong đó: điểm b khoản 1 Điều này là:
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
……….
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
Vậy là: Theo nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:
Đối với hóa đơn thay thế thì cả bên bán và bên mua đều kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế
Trước khi hướng dẫn các bạn cách kê khai hóa đơn thay thế thì Kế Toán Thiên Ưng sẽ làm chia sẻ thêm thông tin để các bạn hiểu rõ về:
Ví dụ:
+ Đến ngày 10/07/2026, Phát hiện ra hóa đơn điện tử số 1000 lập ngày 30/06/2026 có sai sót
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1095 vào ngày 10/07/2026 (Đây là hóa đơn để thay thế cho hóa đơn có sai sót số 1000)
=> Sau khi xuất xong hóa đơn thay thế số 1095 thì trên phần mềm lập hóa đơn điện tử và trên hệ thống https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ của Cục thuế: hóa đơn có sai sót số 1000 lập ngày 30/06/2026 sẽ trở thành hóa đơn bị thay thế (Cụ thể là hóa đơn điện tử số 1000 bị thay thế bởi hóa đơn điện tử số 1095)
+ Lúc này hóa đơn có thông tin đúng là hóa đơn thay thế số 1095
+ Còn hóa đơn bị thay thế số 1000 hết giá trị (Vì hóa đơn này đã bị thay thế bởi hóa đơn số 1095 rồi)
Thế nào là cùng kỳ? Thế nào là khác kỳ?
Kỳ ở đây là kỳ kê khai thuế GTGT: Thuế GTGT là loại thuế có kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý
hoặc Hóa đơn thay thế có thể được lập khác kỳ với hóa đơn bị thay thế
+ Đến ngày 15/08/2026, Phát hiện ra hóa đơn số 1920 lập ngày 20/07/2026 có sai sót => Nên đã lập hóa đơn thay thế số 1935 ngày 15/08/2026 để xử lý sai sót đó theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CPChúng ta thấy rằng: Đối với Công ty Kế Toán Thiên Ưng thì:
+ Và hóa đơn thay thế số 1935 được lập vào ngày 15/08/2026: Tức là cũng được lập vào kỳ quý 3/2026
+ Đến ngày 03/07/2026, Phát hiện ra hóa đơn số 800 lập ngày 25/06/2026 có sai sót => Nên đã lập hóa đơn thay thế số 862 ngày 03/07/2026 để xử lý sai sót theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CPChúng ta thấy rằng: Đối với Công ty Bảo Minh thì:
=> Nên trước khi tiến hành kê khai hóa đơn thay thế thì các bạn phải phân biệt rõ như vậy để thực hiện kê khai đúng quy định
Dưới đây, Công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách kê khai hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP trong từng trường hợp cụ thể:
1. Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót)
+ Chỉ dùng hóa đơn thay thế để kê khai thuế GTGT
+ Không dùng hóa đơn bị thay thế để kê khai thuế (Vì sau khi lập hóa đơn thay thế thì hóa đơn bị thay thế này đã hết giá trị và thông tin đúng đang có ở hóa đơn bị thay thế)
Ví dụ 1: Công ty Kế Toán Thiên Ưng bán hàng cho công ty Bảo An:
+ Đến ngày 15/06/2026: Bên mua phát hiện ra hóa đơn số 1350 có sai sót
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1420 vào ngày 15/06/2026
+ Đến ngày 31/07/2026: Bên mua phát hiện ra hóa đơn số 1680 có sai sót
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1722 vào ngày 31/07/2026 (Đây là hóa đơn thay thế lần 1 – gọi là F1)
Lưu ý: Sau khi xuất xong hóa đơn thay thế F2 số 1950 thì: Hóa đơn F1 số 1722 trở thành hóa đơn bị thay thế (Cụ thể là hóa đơn số 1722 bị thay thế bởi hóa đơn số 1950)=> Hóa đơn F1 số 1722 này cũng hết giá trị giống hóa đơn gốc số1680
2. Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót)
* Trường hợp 1: Đối với các lỗi sai trên hóa đơn mà liên quan đến tờ khai thuế GTGT:
Đó là những thông tin sau:
* Đối với bên bán: Hóa đơn đầu ra liên quan đến tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT như sau:
+ Thông tin về số tiền tại các dòng chỉ tiêu:
+/ Dòng “Tiền thuế GTGT” trên hóa đơn sẽ liên quan đến các chỉ tiêu tiền thuế GTGT trên tờ khai thuế GTGT
* Đối với bên mua:
+ Hóa đơn đầu vào sẽ liên quan đến chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
Tình huống hướng dẫn cách kê khai hóa đơn thay thế phát sinh (được lập) khác kỳ với hóa đơn thay thế:
Công ty Kế Toán Thiên Ưng bán hàng cho công ty Bảo An:
+ Đơn giá đã VAT 8%: 10.800.000đ
+ Ngày giao hàng: 20/06/2026
.png "Hóa đơn gốc bị sai đơn giá")
+ Ngày 10/07/2026: Công ty Bảo An đã làm và nộp tờ kê khai thuế GTGT của kỳ tháng 6/2026 về CQT (đã kê khai hóa đơn đầu vào số 2580 vào tờ khai thuế GTGT này)
+ Ngày15/07/2026: Công ty Kế Toán Thiên Ưng đã làm và nộp tờ kê khai thuế GTGT của kỳ quý 2/2026 về CQT (đã kê khai hóa đơn đầu ra số 2580 vào tờ khai thuế GTGT này)
+ Đến ngày 22/07/2026: Phát hiện ra hóa đơn số 2580 có sai sót về đơn giá (Đơn giá ghi trên hóa đơn GTGT là đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT = 10.800.000/(1+ 8%) = 10.000.000đ/chiếc
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 2796 vào ngày 22/07/2026 theo đúng với đơn giá đã thỏa thuận trên hợp đồng như sau:
Đối với các sai sót trên hóa đơn mà không liên quan đến số tiền trên hóa đơn như: Sai mã số thuế, ngày tháng, sai tên hàng hóa dịch vụ, sai đơn vị tính, sai số tiền viết bằng chữ…
Vì các sai sót trên không làm thay đổi doanh thu và tiền thuế => Doanh thu và tiền thuế trên hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế trong trường hợp này là giống nhau => Không thay đổi giá trị của tờ khai
=> Doanh nghiệp chỉ cần kê khai 1 lần doanh thu và tiền thuế đầu ra theo số đúng (số đúng này đang có trên cả hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế) vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật thuế GTGT
Ví dụ: Hóa đơn hóa đơn gốc lập sai số 1286 phát sinh vào quý 2/2026, Có thông tin:
+ Tiền thuế GTGT 10% là 3.000.000
=> Đến quý 3/2026, mới phát hiện ra hóa đơn số 1286 bị sai tên hàng hóa (các chỉ tiêu còn lại đều đúng)
=> Bên bán đã lập hóa đơn mới thay thế số 1429:
+ Cộng tiền hàng là 30.000.000
+ Tiền thuế GTGT 10% là 3.000.000
=> 2 hóa đơn này chỉ khác nhau về tên hàng hóa, không có sự chênh lệch về doanh thu/giá trị hàng hóa và tiền thuế GTGT nên chỉ cần kê khai 1 lần số tiền doanh thu/giá trị hàng hóa 30 triệu, tiền thuế GTGT 3 triệu vào kỳ quý 2/2026 là được.
